Verfahrensdokumentation

Sie müssen eine Verfahrensdokumentation erstellen, wenn Ihr Unternehmen steuerpflichtig ist, Sie Bilanzen oder Einnahmeüberschussrechnungen erstellen müssen und Sie Ihre Prozesse EDV-gestützt abbilden. Kurz gesagt: Sobald Sie auch verpflichtet sind, sich an die GoBD zu halten.

Wir unterstützen Sie bei der Erstellung der Verfahrensdokumentation für Ihr Unternehmen. Das umfasst nicht nur die Erstellung. Zusätzlich beraten wir Sie persönlich und individuell zu Ihren Unternehmensprozessen. So kommen Sie nicht nur entspannt durch die Betriebsprüfung, sondern können sogar Ihre Unternehmensperformance steigern.

 

Was ist eine Verfahrensdokumentation?

Eine Dokumentation, in der alle relevanten IT-Prozesse, die mit der Buchhaltung zusammenhängen, in schriftlicher Form dargestellt werden.

Alle Vorgehensweisen, Systeme und Programme in Bezug auf Ihre buchhalterischen Prozesse müssen im Einzelnen dargestellt werden. Die Dokumentation sollte formal aufbereitet sein mit Übersichten, Grafiken und auch einem Inhaltsverzeichnis. Eine Aneinanderreihung von Informationen ohne weitere Details und Struktur erfüllt die Anforderungen an eine Verfahrensdokumentation nicht.

 

Warum wird eine Verfahrensdokumentation benötigt?

Vor allem aufgrund der Einhaltung der GoBD. Schon im Jahr 2014 hat die Finanzverwaltung Regelungen für die elektronische Buchführung und die Belegerfassung erlassen: In Form der „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD.

Die Regelungen betreffen drei Hauptbereiche:
Aufbewahrungspflichten für elektronische Unterlagen,
Führung elektronischer Bücher und
Verantwortlichkeiten für die vorgenannten Bereiche.

Da zwei der zentralen Punkte der GoBD die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchungen in der Buchhaltung erfordern, muss eine Verfahrensdokumentation erstellt werden.

Ein sachverständiger Dritter ist mit Hilfe der Verfahrensdokumentation in der Lage, sich beispielsweise im Fall einer Betriebsprüfung innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die vorhandenen Strukturen und Prozesse eines Unternehmens zu verschaffen.

Welche Konsequenzen hat eine fehlende Verfahrensdokumentation?

Wenn im Rahmen einer Betriebsprüfung keine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden kann, führt das zu einer negativen Bewertung des Gesamtbilds der Prüfung.
Wenn noch weitere Schwachstellen in der Buchführung hinzukommen, wird diese eher verworfen, als wenn eine Verfahrensdokumentation vorgelegt werden konnte.

Hinzuschätzungen sind ohne eine Verfahrensdokumentation also wahrscheinlicher.

 

Profitieren Sie durch unseren Service

Die Erstellung einer Verfahrensdokumentation erfordert Fachkenntnis und Erfahrung.

Wir bieten Ihnen:

• umfangreiche Beratung
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• Prozessoptimierungsberatung
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Noch nicht sicher, ob Ihr Unternehmen eine Verfahrensdokumentation benötigt?

Wir beraten Sie kostenlos und unverbindlich

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